KI-Telefonassistent für Physiotherapiepraxen
Eine Verordnung ist eine Serie, kein einzelner Termin. Tel-Agent nimmt die Verordnungsdaten auf und legt die ganze Serie in einem Anruf.
- Verordnungsnummer
- Wie viele Einheiten
- Serientermin
Warum eine Physiotherapiepraxis sechs Termine legt, nicht einen
Eine Heilmittelverordnung ist kein Termin. Sie ist eine Serie - eine Zahl von Einheiten in einer Frequenz - und die Praxis nimmt entweder alles im ersten Anruf auf oder führt stattdessen sechs Anrufe. Die andere Hälfte des Telefons sind Absagen, oft am selben Vormittag, und diese Anrufe haben eine Haltbarkeit von Stunden.
Wie der Assistent einen Anruf in der Physiotherapie annimmt
Er nimmt ab und fragt, ob eine Verordnung vorliegt oder selbst gezahlt wird.
Bei einer Verordnung nimmt er Zahl der Einheiten, Frequenz und verordnende Ärztin auf.
Er fragt, welche Tage und Zeiten tatsächlich passen, denn eine Serie scheitert an der Verfügbarkeit.
Er schlägt die ganze Serie auf einmal vor statt eines einzelnen Termins.
Eine Absage wird früh genug aufgenommen und markiert, dass der Platz noch gefüllt werden kann.
Wonach der Assistent fragt
Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.
Was ein Physiotherapieassistent entscheiden und was er lassen sollte
Was er tut
- Nimmt Verordnungsdaten im ersten Anruf auf
- Schlägt eine ganze Serie vor statt eines einzelnen Termins
- Fängt Absagen auf, solange sie noch füllbar sind
- Hält die verordnende Ärztin für die Abrechnung fest
- Hält alles auf dem Rechner der Praxis
Was er nie tut
- Entscheiden, welche Behandlung angebracht ist
- Ändern, was auf einer Verordnung steht
- Direkt in den laufenden Kalender einer Therapeutin schreiben
- Zu Übungen, Schmerz oder Heilung raten
- Verordnungsdaten an Dritte geben
Fragen
Warum verändert eine Verordnung den Anruf?
Weil sie aus einem Termin eine Serie mit einer Frequenz macht. Die Verordnungsdaten schon im ersten Anruf aufzunehmen ist der Unterschied zwischen einmal eine Serie legen und einer Patientin, die sechsmal zurückruft.
Fängt er eine Absage früh genug auf, um sie neu zu füllen?
Das ist wohl das Wertvollste auf dieser Liste. Ein um acht Uhr morgens frei gewordener Termin lässt sich noch füllen; derselbe Termin, entdeckt wenn die Patientin nicht kommt, nicht mehr.
Entscheidet er, welche Behandlung nötig ist?
Nein. Die Verordnung sagt, was die Behandlung ist. Der Assistent kümmert sich um die Terminierung und die Angaben drumherum.
Kann er eine ganze Behandlungsserie legen?
Er schlägt die Serie vor und bestätigt sie, statt eine Einheit zu legen und auf den nächsten Anruf zu warten. Zahl der Einheiten und Frequenz stehen auf der Verordnung - deshalb werden sie im ersten Anruf aufgenommen.
Was, wenn die Verordnungsangaben falsch sind?
Er liest sie zurück, bevor der Termin vorgeschlagen wird. Was er nicht tut: eine Verordnung korrigieren oder entscheiden, dass eine andere Serie angebracht wäre - das ist eine fachliche Entscheidung und gehört der Therapeutin.
Behandelt er Selbstzahlerinnen anders?
Verordnung oder Selbstzahlung ist die erste Frage, weil sie Preis, Zahl der Einheiten und manchmal auch verändert, ob überhaupt ein Termin angeboten werden kann.
Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI einen Termin nach einer Überweisung annimmt?
Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Anhang III nennt die Triage in medizinischen Notfällen, weshalb alles, was Anrufende nach Schwere sortiert, ein Hochrisikosystem wäre. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: er beurteilt nie, wie dringend ein Symptom ist. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.
Wer ist Verantwortlicher für das, was am Telefon einer Physiotherapiepraxis gesagt wird?
Sie sind es. Ein Termin nach einer Überweisung sind Gesundheitsdaten, die Artikel 9 als besondere Kategorie behandelt, und Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.
Kann eine Physiotherapiepraxis das auch für Anrufe aus den USA betreiben?
Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Eine US-Praxis fällt unter HIPAA, und genau dort zahlt sich Selbsthosting aus: Es gibt keinen Business Associate Agreement mit uns, weil uns kein Anruf erreicht. Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten zur Aufzeichnung. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle - Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.
Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.
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