KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Verwaltungsanrufe sind Schadensmeldungen, und manche davon sind Wasserschäden. Tel-Agent fragt vor allem anderen, ob es ein Notfall ist.
- Notfall oder nicht
- Welche Einheit
- Zugang
Warum Verwaltungsanrufe nichts mit Vermietungsanrufen zu tun haben
Das Telefon eines verwalteten Bestands ist Instandhaltung, keine Besichtigungen. Die Anrufe kommen von Mietenden, es geht um Kaputtes, und ein paar davon sind Wasserschäden oder ein Heizungsausfall im Januar - was heißt, dass die Warteschlange nach Dringlichkeit sortiert sein muss, bevor sie jemand liest, nicht danach.
Wie der Assistent eine Schadensmeldung annimmt
Er nimmt ab, auch außerhalb der Zeiten, wenn Schäden tatsächlich bemerkt werden.
Er fragt, ob Wasser, Gas oder Strom im Spiel ist.
Bei einer Notfallantwort stellt er zur Bereitschaft durch, statt sie zu protokollieren.
Sonst nimmt er Objekt, Einheit, das Problem und die Dauer auf.
Er nimmt den Zugang auf, damit keine Firma vor eine verschlossene Tür geschickt wird.
Wonach der Assistent fragt
Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.
Was ein Hausverwaltungsassistent tun und was er lassen sollte
Was er tut
- Nimmt außerhalb der Zeiten ab, wenn Schäden bemerkt werden
- Sortiert Notfälle von Routine, bevor die Liste gelesen wird
- Hält die Einheit fest, nicht nur das Haus
- Nimmt den Zugang mit der Meldung auf
- Hält Mieterdaten auf dem Rechner der Verwaltung
Was er nie tut
- Von sich aus entscheiden, was ein Notfall ist
- Eine Reparatur beauftragen oder Kosten zusagen
- Einer Mieterin raten, an Absperrhahn oder Sicherungskasten zu greifen
- Eine Anfahrtszeit zusagen
- Mieterdaten an einen fremden Server geben
Fragen
Wie sortiert er dringend von routinemäßig?
Er fragt, ob Wasser, Gas oder Strom im Spiel ist, und die Verwaltung legt fest, welche Antworten Durchstellen bedeuten. Ein Wasserschaden um elf Uhr nachts und ein tropfender Hahn landen in den meisten Postfächern in derselben Kategorie, und das sollten sie nicht.
Kann er eine Reparatur beauftragen?
Nein. Ausgabengrenzen und Eigentümervollmacht liegen bei der Verwaltung, und ein Assistent, der sich auf Kosten festlegt, schafft eine Haftung, der niemand zugestimmt hat.
Warum die Einheit statt des Hauses festhalten?
Weil eine Firma, die ins richtige Haus und in die falsche Wohnung geschickt wird, eine vergebliche Anfahrt ist, die trotzdem berechnet wird. Das ist eine zusätzliche Frage, die sich sofort bezahlt macht.
Nimmt er Zugangsdaten auf?
Bei jeder Meldung. Der häufigste Grund, warum eine Reparatur zwei Besuche braucht, ist dass beim ersten niemand hineinkam.
Sitzt eine Eigentümerin, die nach einer Abrechnung fragt, in der Mieterwarteschlange?
Sie wird getrennt von Mietermeldungen geleitet. Eine Eigentümerin mit einer Abrechnungsfrage und eine Mieterin mit einem Wasserschaden haben nichts gemeinsam außer der Adresse.
Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI eine Schadensmeldung annimmt?
Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Nichts an dieser Arbeit fällt unter Anhang III, die Liste der Hochrisikoanwendungen. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: Er prüft, reiht und weist niemals eine Bewerberin ab. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.
Wer ist Verantwortlicher für das, was am Telefon einer Hausverwaltung gesagt wird?
Sie sind es. Eine Schadensmeldung sind gewöhnliche personenbezogene Daten - eine Mietanfrage trägt allerdings mehr, als die anrufende Person erwartet. Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.
Kann eine Hausverwaltung das auch für Anrufe aus den USA betreiben?
Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Die Fair-Housing-Regeln machen automatisiertes Vorsortieren zu einem echten Risiko, und genau deshalb tut der Assistent nichts davon. Die Zustimmung zur Aufzeichnung ist Sache der Bundesstaaten, Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle: Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.
Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.
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