KI-Telefonassistent
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KI-Telefonassistent für Immobilienmakler

Besichtigungsanfragen kommen in Wellen, und keine davon wartet. Tel-Agent nimmt ab, klärt Objekt und Verfügbarkeit und legt den Termin vor.

  • Welches Objekt
  • Besichtigungszeiten
  • Kauf oder Miete

Warum Makler gerade die wichtigsten Anrufe verpassen

Die Anrufe eines Maklerbüros kommen in Wellen und hängen daran, wann ein Inserat erscheint - nicht an den Bürozeiten. Wer die Welle verpasst, verliert die Anfrage an den, der abgenommen hat. Der Anruf um acht Uhr abends kommt von jemandem, der nach der Arbeit die Fotos angesehen hat und vor dem Schlafengehen drei Büros anruft.

Wie der Assistent eine Objektanfrage annimmt

  1. Er nimmt ab, auch am Abend, und fragt, um welches Objekt es geht.

  2. Er fragt, ob gekauft oder gemietet werden soll.

  3. Er nimmt auf, wann eine Besichtigung möglich wäre - Abende und Samstage sind der größte Teil der Antwort.

  4. Er fragt nach Verkaufskette oder Kündigungsfrist, und genau das trennt eine Besichtigung vom Schauen.

  5. Er schlägt Besichtigungszeiten vor und bestätigt, oder schreibt die Anfrage auf eine Liste zur Freigabe.

Wonach der Assistent fragt

Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.

Welches ObjektDie Adresse oder die Objektnummer.
Kauf oder MieteZwei Register und zwei verschiedene Folgeschritte.
Wann eine Besichtigung möglich istAbende und Samstage sind der größte Teil der Antwort.
Verkaufskette oder KündigungsfristEntscheidet, wie ernst die Anfrage ist.
RückrufnummerDas meiste davon kommt außerhalb der Bürozeiten.

Was ein Immobilienassistent tun und was er lassen sollte

Was er tut

  • Nimmt Anfragen am Abend und am Wochenende an
  • Erfasst Objekt, Absicht und Verfügbarkeit
  • Qualifiziert über Verkaufskette oder Kündigungsfrist
  • Schlägt Besichtigungszeiten vor und bestätigt sie
  • Hält Anfragedaten auf dem Rechner des Büros

Was er nie tut

  • Direkt in einen laufenden Besichtigungskalender schreiben
  • Über Preis oder Konditionen verhandeln
  • Sagen, ob ein Angebot angenommen oder abgelehnt wurde
  • Eine Meinung zu Wert oder Gutachten abgeben
  • Bewerberdaten an einen fremden Server geben

Fragen

Warum verpassen Makler Anrufe?

Weil die Anrufe daran hängen, wann ein Inserat online geht, und nicht an den Bürozeiten - und weil sie in Wellen kommen. Die Anfrage um acht Uhr abends kommt von jemandem, der nach der Arbeit die Fotos angesehen hat, und der ruft bei drei Büros an.

Was nimmt er auf?

Welches Objekt, Kauf oder Miete, wann eine Besichtigung möglich wäre, und eine Nummer, die erreichbar ist. Das reicht, um einen Termin ohne zweiten Anruf zu vereinbaren.

Trägt er Besichtigungen direkt in den laufenden Kalender ein?

Er schlägt Zeiten vor und bestätigt, oder schreibt auf eine Liste zur Freigabe. In Version 1 schreibt er nicht in einen Live-Kalender - ein falscher Eintrag kostet einen Makler einen Samstag.

Nimmt er außerhalb der Bürozeiten ab?

Das ist der größte Teil des Punktes. Die Anfrage um acht Uhr abends kommt von jemandem, der nach der Arbeit die Fotos angesehen hat und vor dem Schlafengehen drei Büros anruft - wer abnimmt, bekommt die Besichtigung.

Kann er eine Anfrage qualifizieren?

Er fragt nach einer Verkaufskette oder einer Kündigungsfrist, und genau das trennt jemanden, der umziehen kann, von jemandem, der schaut. Diese Antwort steht auf der Notiz, bevor ein Makler einen Samstag darauf verwendet.

Funktioniert das für Vermietung genauso wie für Verkauf?

Kauf oder Miete ist die zweite Frage, weil beides in unterschiedliche Register mit unterschiedlichen Folgeschritten geht. Eine Mietanfrage, die wie eine Kaufanfrage behandelt wird, kostet beide Seiten Zeit.

Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI eine Objektanfrage annimmt?

Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Nichts an dieser Arbeit fällt unter Anhang III, die Liste der Hochrisikoanwendungen. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: Er prüft, reiht und weist niemals eine Bewerberin ab. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.

Wer ist Verantwortlicher für das, was am Telefon eines Maklerbüros gesagt wird?

Sie sind es. Eine Objektanfrage sind gewöhnliche personenbezogene Daten - eine Mietanfrage trägt allerdings mehr, als die anrufende Person erwartet. Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.

Kann ein Maklerbüro das auch für Anrufe aus den USA betreiben?

Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Die Fair-Housing-Regeln machen automatisiertes Vorsortieren zu einem echten Risiko, und genau deshalb tut der Assistent nichts davon. Die Zustimmung zur Aufzeichnung ist Sache der Bundesstaaten, Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle: Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.

Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.

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