KI-Telefonassistent für Immobilienrecht und Abwicklung
Ein Abwicklungsanruf ist meist eine Kettenfrage mit einem Datum daran. Tel-Agent nimmt Objekt, Aktenzeichen und Frist auf.
- Aktenzeichen
- Welches Objekt
- Beurkundungstermin
Warum ein Abwicklungstelefon genau die Arbeit unterbricht, um die es geht
Abwicklungsanrufe sind meist Nachfragen - Mandantinnen, Maklerinnen und die Gegenseite, alle fragen, wie weit es ist. Jede holt eine Anwältin aus der Akte, an der sie gerade arbeitet, und die Antwort verlangt meist, eine ganz andere Akte zu öffnen. Die Unterbrechung kostet mehr als der Anruf.
Wie der Assistent einen Abwicklungsanruf annimmt
Er nimmt ab und fragt nach dem Aktenzeichen.
Er fragt, um welches Objekt es geht, weil die meisten Anrufenden einen Verkauf und einen Kauf laufen haben.
Er fragt, wer anruft - Mandantin, Maklerin oder Gegenseite.
Er nimmt auf, ob ein Termin für Beurkundung oder Übergabe feststeht.
Die Nachfrage landet als schriftliche Notiz an der richtigen Akte, zum Abarbeiten in einem Block.
Wonach der Assistent fragt
Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.
Was ein Abwicklungsassistent tun und was er lassen sollte
Was er tut
- Nimmt Nachfragen an, ohne die laufende Akte zu unterbrechen
- Erfasst Aktenzeichen und Objekt
- Erkennt, ob Mandantin, Maklerin oder Gegenseite anruft
- Hält einen feststehenden Beurkundungs- oder Übergabetermin fest
- Hält Aktendaten auf dem Rechner der Kanzlei
Was er nie tut
- Einen Zwischenstand zu einer Sache geben
- Bestätigen, dass ein Termin gehalten wird
- Eine Akte mit der Gegenseite oder einer Maklerin besprechen
- Zu Auskünften, Anfragen oder einem Vertrag beraten
- Aktenzeichen an einen fremden Server geben
Fragen
Kann er einer Mandantin einen Zwischenstand geben?
Nein. Er hält fest, dass danach gefragt wurde, und zu welcher Akte. Ein Zwischenstand ist eine Aussage über eine laufende Akte, und ihn in einer Immobilienkette falsch zu geben, ist für alle Beteiligten teuer.
Warum fragt er, wer anruft?
Weil sich völlig unterscheidet, was gesagt werden darf. Mandantin, Maklerin und die Anwältin der Gegenseite sind drei verschiedene Vertraulichkeitsstufen, und ein Assistent sollte das nicht im Moment entscheiden - er leitet stattdessen weiter.
Nimmt er Anrufe der Gegenseite an?
Er nimmt sie an und kennzeichnet sie als solche, damit die zuständige Person vor dem Rückruf sieht, wer anruft. Besprochen wird nichts.
Und Beurkundungs- oder Übergabetermine?
Ob einer feststeht, wird gefragt, denn es ist das Einzige, was eine dringende Nachfrage zuverlässig von einer routinemäßigen trennt.
Funktioniert das für eine Kanzlei mit Käufen und Verkäufen?
Genau deshalb fragt er, um welches Objekt es geht. Wer einen verknüpften Verkauf und Kauf hat, hat zwei Akten, und eine Notiz an der falschen ist schlimmer als keine Notiz.
Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI eine Nachfrage zur Abwicklung annimmt?
Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Nichts an dieser Arbeit fällt unter Anhang III, die Liste der Hochrisikoanwendungen. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: Er berät nie und prüft nie selbst auf Interessenkollision. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.
Wer ist Verantwortlicher für das, was am Telefon einer Immobilienkanzlei gesagt wird?
Sie sind es. Eine Nachfrage zur Abwicklung ist Material, das in der Regel ab dem ersten Satz der Verschwiegenheit unterliegt, und Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.
Kann eine Immobilienkanzlei das auch für Anrufe aus den USA betreiben?
Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Die Verschwiegenheitsregeln der US-Anwaltskammern erfassen jeden Anbieter, der ein Mandantengespräch hören kann - ein Argument dafür, gar keinen Anbieter zu haben. Die Zustimmung zur Aufzeichnung ist Sache der Bundesstaaten, Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle: Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.
Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.
Repository beobachten
