KI-Telefonassistent für Anwaltskanzleien
Wer eine Frist hat, hinterlässt keine Nachricht auf einem Band. Tel-Agent nimmt Sache und Datum auf - und stellt die Kollisionsfrage zuerst.
- Art der Sache
- Frist
- Kollisionsfrage zuerst
Warum eine Kanzlei das Telefon nicht auf den Anrufbeantworter laufen lassen kann
Wer in einer Kanzlei anruft, hat meist ein Datum an seinem Problem hängen - eine Frist, eine Verhandlung, einen Brief von heute Morgen. Diese Person hinterlässt keine Nachricht und wartet. Sie ruft die nächste Kanzlei auf der Liste an, und deshalb ist ein KI-Telefonassistent für eine Kanzlei ebenso sehr eine Frage der Mandatsgewinnung wie eine der Verwaltung.
Wie der Assistent einen Anruf in der Kanzlei annimmt
Er nimmt ab und fragt in allgemeinen Worten, worum es geht.
Er fragt, wer die Gegenseite ist - die Kollisionsfrage, bevor irgendetwas weitergeht.
Er nimmt jedes Datum und jede Frist auf, die an der Sache hängen.
Er klärt, ob es ein bestehendes Mandat ist, und notiert Rückrufnummer und unbedenkliche Zeit.
Die Anfrage erreicht die zuständige Person als schriftliche Notiz, mit der Kollisionsantwort bereits darin.
Wonach der Assistent fragt
Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.
Was ein Kanzleiassistent niemals tun darf
Was er tut
- Nimmt außerhalb der Bürozeiten und während Verhandlungen ab
- Stellt die Kollisionsfrage vor der Sache
- Hält die Frist fest, die einen Anruf dringend macht
- Liefert eine schriftliche Anfrage statt einer Bandnachricht
- Hält vertrauliches Material auf dem Rechner der Kanzlei
Was er nie tut
- Rechtsauskunft jeder Art geben
- Sagen, ob ein Anspruch stark oder eine Frist versäumt ist
- Ein Mandat annehmen oder Tätigwerden bestätigen
- Ein Honorar nennen, das nicht in der Liste der Kanzlei steht
- Etwas Gesagtes an einen fremden Server geben
Arbeitsrecht
Das Datum und den Namen des Arbeitgebers aufnehmen, bevor die Geschichte beginnt.
- Name des Arbeitgebers
- Datum der Kündigung
- Kollisionsprüfung
Familienrecht
Zuerst nach Sicherheit fragen, und vor allem anderen einen Menschen erreichen.
- Sicherheit zuerst
- Name der Gegenseite
- Sicherer Rückruf
Immobilienrecht
Kettenauskünfte und Abwicklungstermine - aufgenommen, ohne die Akte zu unterbrechen.
- Aktenzeichen
- Welches Objekt
- Beurkundungstermin
Strafverteidigung
Wird gerade jemand festgehalten - und wenn ja, sofort einen Menschen erreichen.
- Gerade in Haft
- Welche Dienststelle
- Bereitschaftsverteidigung
Fragen
Warum fragt er, wer die Gegenseite ist?
Weil eine Kanzlei niemanden annehmen kann, bevor sie weiß, dass sie nicht bereits gegen ihn tätig ist. Die Kollisionsfrage kommt vor der Sache selbst, und sie ist der Grund, warum dieser Anruf nicht einfach als Nachricht aufgenommen werden kann.
Darf er Rechtsauskunft geben?
Nein, und er ist angewiesen, es nie zu versuchen. Er nimmt Art der Sache, Datum und Nummer auf und übergibt. Ein Satz, der aus einer Maschine nach Beratung klingt, ist ein Problem, das kein Termin aufwiegt.
Ist das, was eine anrufende Person sagt, vertraulich?
Wer den Gegner, den Arbeitgeber oder die Diagnose nennt, hat etwas Sensibles in ein Telefon gesagt. Selbst gehostet bedeutet, dass das auf einem Rechner bleibt, den Sie kontrollieren - und nicht zusätzlich auf dem eines Anbieters.
Kann er ein Mandat entgegennehmen?
Nein. Er hält fest, dass ein Anruf stattgefunden hat, worum es grob ging und welches Datum daran hängt. Ein Mandat anzunehmen begründet ein Verhältnis, und das ist eine Entscheidung für einen Menschen mit Zulassung.
Wie funktioniert die Kollisionsfrage?
Er fragt nach der Gegenseite, bevor die Sache im Detail besprochen wird, und die Antwort steht auf der Notiz. Die Kanzlei prüft weiterhin selbst - verhindert wird, dass jemand seinen Fall erzählt, bevor irgendwer weiß, dass die Kanzlei nicht tätig werden darf.
Funktioniert das für eine Kanzlei mit mehreren Dezernaten?
Nach der Art der Sache wird gefragt, damit die Anfrage beim richtigen Team landet. Arbeits-, Familien- und Immobiliensachen haben unterschiedliche Dringlichkeit und unterschiedliche Menschen, und schon beim ersten Anruf zu routen spart eine interne Weitergabe.
Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI eine Erstanfrage annimmt?
Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Nichts an dieser Arbeit fällt unter Anhang III, die Liste der Hochrisikoanwendungen. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: Er berät nie und prüft nie selbst auf Interessenkollision. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.
Wer ist Verantwortlicher für das, was am Kanzleitelefon gesagt wird?
Sie sind es. Eine Erstanfrage ist Material, das in der Regel ab dem ersten Satz der Verschwiegenheit unterliegt, und Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.
Kann eine Kanzlei das auch für Anrufe aus den USA betreiben?
Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Die Verschwiegenheitsregeln der US-Anwaltskammern erfassen jeden Anbieter, der ein Mandantengespräch hören kann - ein Argument dafür, gar keinen Anbieter zu haben. Die Zustimmung zur Aufzeichnung ist Sache der Bundesstaaten, Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle: Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.
Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.
Repository beobachten
