KI-Telefonassistent für Salons
Termine und Absagen kommen, während beide Hände beschäftigt sind. Tel-Agent nimmt ab, klärt Leistung und Stylistin und schreibt es auf.
- Welche Leistung
- Welche Stylistin
- Späte Absagen
Warum ein Salon Termine verliert, während beide Hände beschäftigt sind
Die Anrufe eines Salons kommen mitten in einer Behandlung. Abnehmen heißt aufhören; nicht abnehmen heißt, dass ein Termin in den Salon die Straße hinunter geht - oder schlimmer, dass eine Absage erst auffällt, wenn der Stuhl leer bleibt. Die Absagen sind die teure Hälfte, und sie sind die, die ein voller Salon zuerst verpasst.
Wie der Assistent einen Salonanruf annimmt
Er nimmt ab, ohne dass jemand etwas aus der Hand legt.
Er fragt nach der Leistung, weil Schnitt und Farbe zwei verschiedene Zeiten am Stuhl sind.
Er fragt nach der Stylistin, falls die Kundin eine feste hat.
Er bietet Zeiten an und fragt, ob ein kurzfristiger Platz passen würde.
Eine Absage wird noch am selben Vormittag aufgenommen und markiert, solange der Platz füllbar ist.
Wonach der Assistent fragt
Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.
Was ein Salonassistent tun und was er lassen sollte
Was er tut
- Nimmt mitten in der Behandlung ab, ohne den Stuhl zu unterbrechen
- Nimmt Leistung, Stylistin und Zeit auf
- Fängt Absagen auf, solange sie noch füllbar sind
- Führt eine Kurzfristliste, um Lücken zu schließen
- Hält Kundendaten auf dem Rechner des Salons
Was er nie tut
- Einen Preis nennen, der nicht auf der eigenen Liste steht
- Eine Stylistin zusagen, die gar nicht frei ist
- Zu Farbe, Behandlung oder Pflege beraten
- Ohne Bestätigung in einen laufenden Stuhlkalender schreiben
- Kundendaten auf den Servern eines Buchungsanbieters ablegen
Friseure
Welche Leistung, welche Stylistin - aufgenommen, ohne die Schere abzulegen.
- Welche Leistung
- Welche Stylistin
- Späte Absagen
Nagelstudios
Kurze Termine, oft gebucht - und das Auffüllen, an das niemand denkt.
- Welche Behandlung
- Auffüllen oder neues Set
- Welche Kraft
Tattoostudios
Größe, Stelle und Alter - bevor eine Beratung gelegt wird.
- Größe und Stelle
- Altersprüfung
- Anzahlung
Fragen
Was lohnt sich am meisten aufzufangen?
Absagen. Ein um neun Uhr morgens frei gewordener Platz lässt sich noch füllen; derselbe Platz, entdeckt wenn der Stuhl leer bleibt, nicht mehr. Das sind die Anrufe, die ein voller Salon zuerst verpasst.
Was fragt er, bevor er bei einer Stylistin bucht?
Welche Leistung, welche Stylistin - falls es eine feste gibt - und wann. Welche Stylistin wiegt schwerer, als es aussieht: Wer bei einer Person bucht und eine andere bekommt, kommt nicht wieder.
Unterbricht er eine Behandlung?
Genau das ist der Sinn. Das Telefon hört auf, ein Grund zu sein, mitten in einer Behandlung aufzuhören, weil der Termin aufgenommen wird, ohne dass jemand etwas aus der Hand legt.
Kann er einen abgesagten Platz füllen?
Er kann jede anrufende Person fragen, ob ein kurzfristiger Termin passen würde, und diese Liste führen. Ein um neun Uhr morgens frei gewordener Platz ist daraus füllbar; derselbe Platz um zwei Uhr nachmittags in der Regel nicht.
Kommt er mit mehreren Standorten zurecht?
Nach dem Salon wird gefragt, und Anrufe lassen sich auf dessen eigene Liste leiten. Die Verfügbarkeit einer Stylistin in einer Filiale ist keine Antwort für eine andere.
Und wenn die Kundin immer bei derselben Person bucht?
Danach wird bei jedem Anruf gefragt, weil es schwerer wiegt, als es aussieht. Wer bei einer Stylistin bucht und eine andere zugeteilt bekommt, kommt meist nicht wieder - der Wunsch wird deshalb festgehalten und nicht als Vorliebe behandelt.
Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI eine Terminanfrage annimmt?
Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Nichts an dieser Arbeit fällt unter Anhang III, die Liste der Hochrisikoanwendungen. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: Er berät nie zu einer Behandlung und beurteilt nie, ob eine Haut dafür geeignet ist. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.
Wer ist Verantwortlicher für das, was am Salontelefon gesagt wird?
Sie sind es. Eine Terminanfrage sind gewöhnliche personenbezogene Daten, wobei eine Notiz zum Verträglichkeitstest an Gesundheitsdaten grenzt. Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.
Kann ein Salon das auch für Anrufe aus den USA betreiben?
Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Der TCPA regelt automatisierte ausgehende Anrufe, und die Zustimmung zur Aufzeichnung ist Sache der Bundesstaaten - Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle: Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.
Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.
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