KI-Telefonassistent für Caterer
Eine Cateringanfrage ist zuerst ein Datum, eine Personenzahl und ein Ort. Tel-Agent nimmt alle drei auf, während die Küche arbeitet.
- Datum und Personenzahl
- Ort
- Ernährungswünsche
Warum Cateringanfragen ankommen, während die Küche arbeitet
Cateringanfragen kommen mitten im Service, von Menschen, die etwas planen, das Monate entfernt ist. Sie sind nicht dringend, und genau deshalb gehen sie unter - und eine Anfrage, die zwei Tage unbeantwortet bleibt, ist eine Anfrage, die längst jemand anderes kalkuliert hat.
Wie der Assistent eine Cateringanfrage annimmt
Er nimmt ab, während die Küche weiterarbeitet.
Er nimmt zuerst das Datum auf, weil es entscheidet, ob alles andere zählt.
Er nimmt eine ungefähre Personenzahl auf - eine Spanne ist so früh normal.
Er fragt nach dem Ort und danach, ob es eine Küche vor Ort gibt.
Er nimmt die Art der Veranstaltung und grobe Zahlen zu Ernährungswünschen auf, und ein Angebot lässt sich aus einer schriftlichen Notiz vorbereiten.
Wonach der Assistent fragt
Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.
Was ein Cateringassistent tun und was er lassen sollte
Was er tut
- Nimmt Anfragen an, die während des Service kommen
- Nimmt Datum, Personenzahl und Ort auf
- Hält fest, ob es eine Küche vor Ort gibt
- Erhebt Ernährungszahlen früh genug, dass sie zählen
- Hält Anfragedaten auf dem Rechner des Betriebs
Was er nie tut
- Einen Preis pro Person ohne die Details nennen
- Bestätigen, dass ein Datum frei ist
- Ein Menü entwerfen oder Gerichte vorschlagen
- Einen allergenfreien Service garantieren
- Kundendaten an einen fremden Server geben
Fragen
Kann er pro Person kalkulieren?
Nein. Ein Cateringpreis hängt von Ort, Küche, Personal und Menü ab, und eine Zahl aus dem ersten Anruf ist die, an die sich die Kundin erinnert, wenn das echte Angebot höher ausfällt.
Warum wird zuerst nach dem Datum gefragt?
Weil es die einzige Antwort ist, die das Gespräch beenden kann. Ein bereits ausgebuchtes Datum macht alles andere gegenstandslos, und das im ersten Anruf zu erfahren spart beiden Seiten eine Woche.
Und Ernährungswünsche?
Zahlen werden früh aufgenommen - wie viele vegetarisch, wie viele mit Allergien - weil sie das Angebot verändern. Das Detail kommt später, mit einem Menschen, und eine Allergengarantie gibt der Assistent nie.
Behandelt er Hochzeiten anders?
Nach der Art der Veranstaltung wird gefragt, weil sie fast alles verändert: Zeiten, Personal, Servicestil und wie weit im Voraus die Buchung liegt. Er leitet weiter, statt zu entscheiden.
Kann er eine Verkostung legen?
Er schlägt Zeiten vor und bestätigt sie. Bei einer Verkostung übernimmt ohnehin meist ein Mensch, also ist eine im Kalender der größte Teil dessen, wofür der erste Anruf da ist.
Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI eine Veranstaltungsanfrage annimmt?
Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Nichts an dieser Arbeit fällt unter Anhang III, die Liste der Hochrisikoanwendungen. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: Er entscheidet nie, wer einen Tisch oder ein Zimmer bekommt. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.
Wer ist Verantwortlicher für das, was am Telefon eines Caterers gesagt wird?
Sie sind es. Eine Veranstaltungsanfrage sind gewöhnliche personenbezogene Daten, dazu das, was ein Gast über eine Allergie von sich aus erzählt. Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.
Kann ein Caterer das auch für Anrufe aus den USA betreiben?
Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Der TCPA regelt automatisierte ausgehende Anrufe, und die Zustimmung zur Aufzeichnung ist Sache der Bundesstaaten - Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle: Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.
Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.
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