KI-Telefonassistent
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KI-Telefonassistent für Restaurants und Hotels

Das Telefon klingelt am lautesten, wenn niemand vom Gastraum weg kann. Tel-Agent nimmt Reservierung, Personenzahl und Allergie im laufenden Service auf.

  • Personenzahl
  • Allergien
  • Anrufe im Service

Warum ein Restauranttelefon im Service am lautesten klingelt

Das Telefon eines Restaurants konkurriert mit einem vollen Raum. Es klingelt genau in der Stunde am lautesten, in der jede Person im Haus beide Hände voll hat, und die meisten dieser Anrufe sind Reservierungen - ein Anruf, der ins Leere klingelt, ist also ein Tisch, der ins Lokal nebenan geht.

Wie der Assistent eine Reservierung im Service annimmt

  1. Er nimmt im laufenden Service ab, ohne dass jemand den Gastraum verlässt.

  2. Er nimmt Name, Personenzahl, Datum und Uhrzeit auf.

  3. Er fragt jedes Mal nach Allergien und Unverträglichkeiten.

  4. Eine Allergie, eine große Gruppe oder ein Barrierefreiheitswunsch wird markiert, damit ein Mensch sie vor dem Service sieht.

  5. Die Reservierung landet schriftlich, und die anrufende Person bekommt eine Bestätigung statt eines Besetztzeichens.

Wonach der Assistent fragt

Von Ihnen geschrieben, in eigenen Worten, als Anweisung an den Assistenten.

Name und PersonenzahlDie beiden, ohne die es keine Reservierung gibt.
Datum und UhrzeitSamt Sitzung, wo es mehr als eine gibt.
Allergien oder UnverträglichkeitenDer Grund, warum ein Mensch die Reservierung sehen muss.
AnlassEin Geburtstag verändert den Tisch, nicht nur die Notiz.
RückrufnummerFür die Bestätigung und für die Stornierung.

Was ein Gastronomieassistent tun und was er lassen sollte

Was er tut

  • Nimmt im Service und nach Schluss ab
  • Nimmt Reservierungen, Änderungen und Stornierungen auf
  • Fragt bei jedem Anruf nach Allergien
  • Markiert Gruppen und Zugangsbedarf zur Bestätigung durch einen Menschen
  • Hält das Reservierungsbuch auf dem eigenen Rechner

Was er nie tut

  • Bestätigen, dass ein Gericht frei von einem Allergen ist
  • Überbuchen oder einen Tisch zusagen, der nicht frei ist
  • Über Anzahlung oder Stornogebühr verhandeln
  • Eine Kartennummer am Telefon aufnehmen
  • Gästedaten an eine fremde Buchungsplattform geben

Fragen

Warum nicht einfach im Service klingeln lassen?

Weil die meisten dieser Anrufe Reservierungen sind, und eine Reservierung, die ins Leere klingelt, geht ins Lokal nebenan. Das Telefon ist genau in der Stunde am lautesten, in der jede Person im Haus beide Hände voll hat.

Und Allergien?

Eine Allergie ist keine Notiz an einer Reservierung - sie ist der Grund, warum ein Mensch die Reservierung sehen muss. Sie lässt sich als Übergabe einstellen statt als Bearbeitung, damit sie in der Küche ankommt und nicht in einer Liste liegen bleibt.

Funktioniert das für ein Hotel genauso wie für ein Restaurant?

Dieselbe Form: Reservierung, Daten und Personen aufnehmen und alles Ungewöhnliche durchstellen. Die Hotelvariante von ungewöhnlich ist meist eine Gruppe, eine späte Anreise oder ein Barrierefreiheitswunsch - siehe Hotel.

Nimmt er Stornierungen früh genug für einen Nachverkauf auf?

Ja, und früh aufgenommene Stornierungen sind mehr wert als die Reservierung, die sie ersetzen - ein am Nachmittag frei gewordener Tisch lässt sich für den Abend noch verkaufen.

Kommt er mit Gruppenreservierungen zurecht?

Er nimmt sie auf und markiert sie. Eine große Gruppe verändert Tischordnung, Küche und manchmal die Anzahlung, deshalb ist sie so eingestellt, dass sie einen Menschen erreicht statt automatisch bestätigt zu werden.

Und Hotelanfragen zusätzlich zu Tischen?

Dieselbe Form mit anderen Feldern: Daten und Nächte statt einer Sitzung, und eine späte Anreise wird markiert wie eine Allergie. In beiden Fällen erreicht eine schriftliche Notiz die richtige Person vor dem Service.

Erlaubt die KI-Verordnung, dass eine KI eine Reservierungsanfrage annimmt?

Ja, im Rahmen von Artikel 50 der Verordnung 2024/1689: Die anrufende Person muss erfahren, dass sie mit einer Maschine spricht - dieser Satz gehört in die Begrüßung, die Sie einstellen. Nichts an dieser Arbeit fällt unter Anhang III, die Liste der Hochrisikoanwendungen. Die Verordnung unterscheidet zwischen Unterstützen und Entscheiden, und dieser Assistent unterstützt: Er entscheidet nie, wer einen Tisch oder ein Zimmer bekommt. Die KI-Servicestelle der RTR liest die Transparenzpflicht genauso.

Wer ist Verantwortlicher für das, was am Telefon eines Gastronomiebetriebs gesagt wird?

Sie sind es. Eine Reservierungsanfrage sind gewöhnliche personenbezogene Daten, dazu das, was ein Gast über eine Allergie von sich aus erzählt. Tel-Agent läuft selbst gehostet mit Ihren eigenen Modellschlüsseln: Aufnahme, Transkript und Eintrag bleiben auf Ihrem Server und erreichen die Dpro GmbH nie. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns, weil wir die Daten nie bekommen, und der Quellcode ist AGPL-3.0 - Sie können es nachlesen statt es zu glauben.

Kann ein Gastronomiebetrieb das auch für Anrufe aus den USA betreiben?

Ein einzelnes US-Bundesgesetz zu KI gibt es nicht, aber auf einer Telefonleitung liegen ältere Regeln. Der TCPA regelt automatisierte ausgehende Anrufe, und die Zustimmung zur Aufzeichnung ist Sache der Bundesstaaten - Kalifornien und Illinois etwa verlangen die Zustimmung aller Beteiligten. Weil Sie die Software selbst betreiben, sind Sie die verantwortliche Stelle: Hinweis und Aufzeichnung stellen Sie ein.

Noch nicht einsetzbar. Der Tag, an dem ein echter Anruf angenommen wird, ist ein Release, kein Newsletter.

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